Template dokumen di LibreOffice Writer menyimpan pengaturan halaman, gaya paragraf, header, dan elemen lain yang Anda pakai berulang. Dengan menyimpannya sebagai berkas .ott, setiap dokumen baru langsung mengikuti format yang sama tanpa perlu menata ulang dari nol. Panduan ini membahas urutan langkah menyiapkan template dari dokumen kosong sampai siap dipakai.

Menyiapkan dokumen dasar sebelum menyimpan template

Mulai dari dokumen kosong (File > New > Text Document). Jangan langsung menulis isi, karena template sebaiknya hanya berisi kerangka format. Tentukan dulu jenis dokumen yang akan dibuat, misalnya surat resmi, laporan bulanan, atau notulen rapat, agar pengaturan yang Anda buat tidak berlebihan.

Atur ukuran kertas dan margin lewat menu Format > Page Style. Di tab Page Anda bisa memilih A4, menetapkan margin atas-bawah-kiri-kanan, serta mengatur orientasi. Jika dokumen perlu margin berbeda untuk halaman pertama, buat page style terpisah lewat ikon di bagian bawah dialog. Langkah pengaturan margin dan kertas secara rinci pernah dibahas di panduan margin dan ukuran kertas LibreOffice Writer.

Membangun gaya paragraf yang konsisten

Gaya paragraf adalah inti template. Alih-alih memformat teks satu per satu, Anda mendefinisikan gaya untuk judul, subjudul, isi, dan kutipan. Buka panel Styles dengan F11, klik kanan pada gaya yang ingin diubah, lalu pilih Modify.

  1. Default Paragraph Style: tentukan font, ukuran, jarak baris, dan spasi antarparagraf untuk teks isi.
  2. Heading 1 sampai Heading 3: atur ukuran, ketebalan, dan spasi sebelum-sesudah agar hierarki judul terlihat jelas.
  3. Text Body: buat variasi isi bila dokumen memerlukan paragraf menjorok atau tanpa jarak tambahan.
  4. Quotations: sesuaikan indentasi kiri untuk kutipan panjang.

Gunakan font yang tersedia di sistem supaya template tidak berubah tampilan saat dibuka di komputer lain. Cara menambah font baru bila diperlukan bisa dilihat di tutorial memasang font di LibreOffice.

Menambahkan header, footer, dan penomoran halaman

Double-click area header untuk mengaktifkannya. Isi header dengan judul dokumen atau nama instansi, lalu letakkan nomor halaman di footer melalui Insert > Page Number. Jika ingin halaman pertama tanpa nomor, aktifkan opsi Different First Page di page style. Untuk dokumen yang memerlukan header berbeda tiap halaman, atur page style tambahan sebelum menyimpan template.

Menyisipkan bidang isi otomatis

Bidang isian membuat template lebih praktis dipakai. Beberapa yang sering dipakai:

  • Insert > Field > Date untuk tanggal dokumen yang otomatis diperbarui.
  • Insert > Field > Page Number untuk nomor halaman.
  • Insert > Field > Title untuk mengambil judul dari properti dokumen.

Untuk bagian yang harus diisi pengguna, cukup sisipkan teks penanda di dalam tanda kurung siku, misalnya [Nama Penerima] atau [Nomor Surat]. Penanda ini lebih mudah dicari dan diganti daripada kolom formulir yang rumit.

Menyimpan dokumen sebagai template .ott

Setelah format selesai, pilih File > Save As. Pada dropdown jenis berkas, pilih ODF Text Document Template (.ott). Beri nama yang menggambarkan fungsi, misalnya Surat-Resmi-A4.ott atau Laporan-Bulanan.ott. Simpan di folder template LibreOffice agar muncul di dialog File > New > Templates.

Lokasi folder template berbeda antar sistem. Di Linux biasanya berada di ~/.config/libreoffice/4/user/template. Anda bisa memeriksa lokasinya lewat Tools > Options > LibreOffice > Paths. Menyimpan langsung ke folder itu membuat template terdaftar otomatis tanpa perlu impor manual.

Mengimpor template dan menggunakannya ulang

Jika template disimpan di luar folder bawaan, buka File > Templates > Manage Templates, klik Import, lalu pilih berkas .ott. Template akan muncul di kategori yang sesuai. Saat membuat dokumen baru, pilih File > New > Templates dan klik template yang diinginkan. LibreOffice akan membuat salinan dokumen tanpa mengubah berkas template aslinya.

Perbarui template secara berkala ketika ada perubahan format. Buka template lewat Manage Templates dengan klik kanan dan pilih Edit, lakukan perubahan, lalu simpan. Hindari mengedit template sambil mengerjakan dokumen aktif karena perubahan bisa tidak tersimpan dengan benar.

Memeriksa hasil dan menyesuaikan format berkas

Buat dokumen uji dari template dan isi dengan teks contoh beberapa paragraf. Periksa apakah gaya judul, jarak baris, dan header konsisten di semua halaman. Jika dokumen akan dikirim ke pengguna Microsoft Word, pertimbangkan menyimpan salinan dalam format .docx. Perbedaan format ODF dan OOXML bisa memengaruhi tampilan, seperti dijelaskan di artikel format ODF dan OOXML.

Untuk dokumen yang memuat formulir isian, penataan label dan posisi teks penanda perlu diperhatikan agar tidak bergeser saat diisi. Prinsip penataan label formulir yang rapi bisa Anda terapkan dari tips menata label dan placeholder formulir. Jika template nantinya dipakai bersama halaman web internal, animasi sederhana pada formulir juga bisa dipelajari lewat tips jQuery untuk pemula.

Ringkasan

Template dokumen di LibreOffice Writer dibuat dengan menyiapkan page style, gaya paragraf, header-footer, dan bidang isian, lalu menyimpannya sebagai .ott di folder template. Setelah terdaftar, template bisa dipakai berulang lewat menu New > Templates, dan diperbarui kapan saja melalui Manage Templates.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah template .ott bisa dibuka di Microsoft Word?

Word tidak mengenali format .ott secara langsung. Untuk berbagi, simpan salinan template sebagai .docx atau ekspor dokumen hasilnya ke format tersebut.

Bagaimana cara agar template tidak berubah saat dipakai orang lain?

Simpan template di folder yang hanya bisa diubah pemiliknya, dan bagikan salinan dokumen hasil, bukan berkas .ott aslinya.

Apakah template bisa memuat gambar logo di header?

Bisa. Sisipkan gambar di area header lewat Insert > Image, atur ukurannya, lalu simpan template. Logo akan muncul di setiap dokumen baru yang dibuat dari template itu.